Calculadora de Viáticos

Los viáticos son una asignación diaria fija que cubre el alojamiento, las comidas y los gastos incidentales al viajar por trabajo, y esta calculadora los totaliza. Introduces el número de días y las tarifas diarias de alojamiento y de comidas e incidentales, y devuelve el total de viáticos y el monto diario combinado. Los viáticos simplifican los gastos de viaje de negocios: en vez de rastrear y presentar recibos de cada comida y hotel, el viajero recibe un monto fijo por día según el destino. En Estados Unidos, la GSA publica tarifas estándar de viáticos para ubicaciones nacionales, con tarifas más altas para ciudades caras. La porción de alojamiento cubre el hotel, y la de comidas e incidentales (M&IE) cubre la comida y pequeños costos como propinas. Una regla común es que el primer y último día de viaje se reembolsan a una tarifa reducida de M&IE.

Cómo funciona

Fórmula: Total = days × (lodging rate + meals rate)

Los viáticos totalizan la tarifa diaria de alojamiento más la tarifa diaria de comidas e incidentales, multiplicada por el número de días. Los empleadores y agencias gubernamentales usan tarifas diarias fijas que varían según el destino para reembolsar costos de viaje sin requerir recibos detallados de cada gasto.

Cuándo usarla

Esta calculadora es para viajeros de negocios y para quienes gestionan gastos de viaje que quieren totalizar los viáticos de un desplazamiento laboral. La usas al planear un viaje de trabajo, para estimar cuánto cubrirá el alojamiento, las comidas y los incidentales durante los días fuera. Los empleados la consultan al preparar un presupuesto o un informe de gastos basado en tarifas diarias fijas, sin tener que guardar recibo de cada comida. Los empleadores y administradores la usan al fijar presupuestos de viaje o al verificar reembolsos conforme a las tarifas aplicables. También sirve a autónomos y contratistas que facturan viáticos a un cliente. Si tu organización sigue las tarifas de la GSA en EE. UU. u otras de referencia según el destino, esta herramienta multiplica los días por las tarifas de alojamiento y de comidas para darte el total y el monto diario de forma rápida.

Consejos y consideraciones

Las tarifas de viáticos varían según el destino: la GSA publica tasas más altas para ciudades caras en EE. UU., mientras que el Departamento de Estado fija las extranjeras y el de Defensa las de zonas como Alaska y Hawái; usa la del lugar correcto. Ten presente que el primer y el último día de viaje suelen reembolsarse a una tarifa reducida de comidas e incidentales, comúnmente al 75 por ciento, por ser días parciales, así que ajusta la tarifa de comidas o el conteo de días para reflejarlo. El alojamiento se paga por las noches realmente pasadas, no por días completos. Sobre impuestos: los viáticos pagados en o por debajo de la tarifa federal bajo un plan justificable, con documentación de tiempo, lugar y propósito, generalmente no son gravables, pero lo que exceda esa tarifa o carezca de justificación puede tratarse como ingreso. Revisa la política de tu empleador.